¿Qué es una orden de compra internacional?

Si estás pensando en importar un producto, probablemente necesites confeccionar una orden de compra internacional. Lo mismo para el exportador: vas a necesitar que tu comprador te entregue este documento. Podemos pensar en él simplemente como un contrato internacional.  No es el único, es sólo uno de los muchos documentos que vas a necesitar para importar o exportar, pero es uno muy importante. ¡Conozcámoslo!

La orden de compra internacional: un documento clave

Quizás también hayas escuchado hablar de la orden de compra internacional como “orden de pedido”. Ambas son lo mismo, puede incluso llegar a sustituir algunos contratos. Es habitual encontrarlo sobre todo cuando se trata de importes reducidos o sectores en los que no se utiliza habitualmente el contrato internacional.

En general, podríamos decir que para negocios internacionales entre empresas de gran tamaño es la forma principal de contrato. Además, se suele tomar como la primera oferta vinculante. Es decir, que es el documento por el cual el comprador se compromete a pagar un precio por un producto.

En estos casos, la firma del vendedor funciona como una aceptación de la operación. De esta manera, el documento es clave para el inicio de la transacción, uniendo clientes, proveedores y embarcadores. Además, servirá de base para todo documento posterior emitido por cualquiera de las partes.

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¿Quién debe emitir la orden de compra internacional?

En principio, la orden de compra internacional queda en manos del comprador. Sin embargo, existen sectores en el que vendedores con experiencia internacional ya emiten la orden de compra para sus compradores. Al ser un documento inicial que sirve de apoyo para los subsiguientes papeleos de comercio exterior, simplemente deben estar ambas partes de acuerdo con su contenido.

Por ejemplo, en el caso de las empresas de trading, nos encontramos con una orden emitida por el comprador. ¿Por qué? Porque deben llevar una organización dinámica de sus movimientos, y por lo tanto, disponen de sus propias órdenes de compra, en las que establecen las condiciones que deben cumplir sus proveedores.

En cualquier caso, sea el comprador quien emite el documento para solicitar mercancías, o una simple formalidad por parte del vendedor   la orden siempre, se emite antes de la transacción comercial.  Allí, se da constancia de los detalles y requerimientos de la compra.

La orden de compra internacional puede hacerse llegar de forma física o virtual. En general, los vendedores dan constancia de haberla recibido y se ponen en marcha para preparar el pedido. En este punto, incluye revisiones en el inventario para procurar disponibilidades de mercancía, y también programaciones para cumplir con todas las condiciones generales de la transacción.

¿Qué sector debe encargarse de esto?

En general, recomendamos que, lo mejor para tu empresa es designar un encargado en el departamento de compras y logística. El área se encargará de todo lo relacionado a esta compra. Primero, debe entregar una copia de la orden de compra al embarcador asignado, para dar seguimiento de esa orden, desde inicio a fin.

De este modo, se garantiza que el embarcador obtenga continuamente información de su proveedor. La gran ventaja es que el departamento de compra está siempre informado del avance en cada pedido. Esto es clave para planear la recepción del producto, sus sucesivas distribuciones y compradores finales, siguiendo las lineaciones para las operaciones de importación y exportación.

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Además de la orden de compra, es recomendable confeccionar una routing order. Ésta es la instrucción que el cliente da a su proveedor para que entre en contacto con la empresa logística designada para el traslado. De esta manera, tanto vendedor como servicio logístico pueden acreditarse como tales entre ellos.

¿Qué información debe contener una orden de compra?

La orden de compra internacional debe contener los siguientes datos:

• Informaciones del comprador. Estamos hablando de su nombre, RFC (o el número de identificación aplicable al país), domicilio fiscal y firma autorizada al pie del documento.
• Datos del vendedor. Nombre, RFC (o el número de identificación aplicable al país) y domicilio fiscal.
• Fecha y lugar de emisión y de entrega. Es decir, los datos de dónde y de cuándo se emite la orden, y por otro lado las fechas de entrega estimada de la mercancía en un lugar específico.
• Nombres, unidades y detalles sobre la mercadería. Descripción y nombre del producto que el comprador adquirirá, incluyendo cantidades, unidades, etcétera.
• Datos de pago. Medio a través del cual se completará el pago, y los plazos acordados. Especificaciones de costos brutos y netos, descuentos aplicables, impuestos, seguros, gastos o tarifas adicionales por transporte o cualquier otro relacionado.

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