¿Cuál es la importancia de la codificación de artículos para la gestión de un almacén?

La codificación de artículos dentro de un almacén es importante para mantener un orden tanto digital, como físico de todo el stock con el cual se cuenta. 

Solo debe cumplir con ciertas características, tales como: que sea fácil de digitar, que cada código sea único para cada artículo o producto, que permita controlar posibles errores en la misma codificación.

Contar con normativas para codificar artículos y almacenarlos en grupos de manera correcta, evitará inconvenientes al momento de realizar una búsqueda, armar un pedido, hacer un despacho, y cualquier actividad típica, dentro de las funciones y objetivos en la logística de un almacén. 

No contar con este tipo de sistema, acarreará una falta de organización administrativa y operativa, que hará del servicio algo completamente ineficiente.

¿Cómo hacer una codificación?

En líneas generales, lo que se busca en un sistema de codificación de artículos dentro de un almacén es que sea lo más sencillo posible. De esta forma, personal de logística podrá gestionarlo fácilmente y, además, que agilizará el proceso de búsqueda de los artículos por parte de los operarios.

Lo primero que se debe saber es que cada empresa puede tener su propia codificación interna. Se puede iniciar agrupando de la siguiente manera:

1. 1. Familia: el grupo macro al que pertenece el artículo.
   2. Subfamilia: el grupo específico del producto.
   3. Artículo: el nombre.
   4. Talla o el formato en que se presenta el artículo
   5. Color

Estos, se deberán estructurar en combinaciones de letras y números, de forma que se haga de fácil manejo para todo el personal involucrado. 

Solo hay tener en cuenta que las letras son utilizadas para codificar las diferentes zonas o áreas del almacén o almacenes, de tu empresa; y por su parte, los números, son usados para la codificación de la información de ubicación del producto; tales como: el estante, repisa, pasillo, la altura, entre otros. 

Importancia de organizar la codificación de artículos

Ya sea que el sistema de codificación sea por ubicación lineal (estantes), o por pasillos, hay varios temas que hay tener en cuenta para que la gestión del almacén sea la más óptima posible:

1. Asignar números correlativos a cada estante o pasillo. Esto, facilita la ubicación del artículo en el espacio.
2. Si es un estante, hay que identificar los niveles de altura y profundidad que posee, ya que uno puede almacenar diferentes subgrupos.
3. En el caso de los pasillos, hay que hacer que el recorrido sea en un solo sentido y alternar de forma ascendente y descendente. De esta manera, se dará un mejor uso al almacén en general.
4. Siempre iniciar la numeración de forma ascendente, aunque también se puede ordenar según la rotación del artículo.

Todo esto contribuye a que el equipo de operarios y administrativos, puedan ubicar los artículos que se distribuyen por todo el almacén de forma más rápida y ordenada. 

Asimismo, todos los miembros manejarán un mismo idioma, por lo que la comunicación interna será más eficiente, al todos llamar por el mismo nombre a cada producto.

Otro factor que tiene gran nivel de relevancia, y está directamente relacionado con el sistema de codificación son los inventarios. Estando los artículos debidamente identificados con sus respectivos códigos, el proceso de inventario dentro del almacén será más ordenado y expedito, De esta forma se puede detectar lo siguiente:

1. Incongruencias en el sistema versus la existencia física del producto.
2. Identificar artículos que no se encuentren codificados.
3. Ubicar y agrupar más fácilmente los productos.
4. Determinar cuáles son los códigos de baja y/o alta rotación.
5. El personal operativo puede agilizar el proceso de inventario.
6. El equipo administrativo puede controlar los inventarios, prácticamente de forma diaria.
7. Un sistema de codificación hace más fácil el ingreso de mercancía nueva y de reposición.

Conclusión

Por último, es importante señalar que algunos productos pueden venir ya codificados por el proveedor. Sin embargo, de poseer diferentes proveedores, lo ideal es contar con un sistema de códigos propios, que se adapte a las necesidades del espacio físico del almacén y que, como se mencionó anteriormente, se convierta en una política y norma de la empresa, un idioma con el que se comuniquen todos los miembros del equipo de logística.