¿Qué es la gestión de almacenes en logística?

La gestión de almacenes consiste en el proceso de recepción, almacenaje, tratamiento y despacho de mercancía o materiales, al interior de un almacén o bodega hasta ser extraídos para su consumo.

Este tipo de proceso logístico además lleva consigo, la necesidad del tratamiento de información, puesto que el papeleo es el alma latente de una buena gestión del interior del almacén.

También es válido definir la gestión de almacenes como el proceso de optimización de espacios, estructuras y estrategias involucradas en el tratamiento de inventarios del interior de una organización.

Etapas de flujo de la gestión de almacenes

Con etapas de flujo nos referimos a los principales subprocesos que hacen falta para una adecuada gestión de un almacén o bodega.

Planificación y organización

En esta etapa es importante definir aspectos relacionados con el tipo de almacén que se desea implementar. Esto va a depender de la necesidad dada por los materiales, materias primas y productos que se van a tratar.

En este punto se definen el tipo de estructuras a usar, maquinaria o apoyo de carga, condiciones medioambientales de calor o frío, estrategias de embalaje y rotación, y planes de cargua y descarga.

Gestión de la información

Como dejamos claro anteriormente, lo mejor que podés hacer es centrarte en este punto como coyuntura principal de tu operación.

Siempre será mejor si podés encontrar un producto o material en una lista electrónica o física, que tener que buscarlo manualmente por cada rincón de la bodega. De esta gestión dependerán directamente las posteriores etapas de flujo. Un correcto manejo de la información permite tener todo el control del almacén y ayuda a reducir el gasto de recursos humanos y de capital.

Recepción

La recepción es la primera fase real de la operación, y decimos real porque es aquí donde la estrategia se pone a prueba.

Recibir el producto no solo implica tener un espacio en donde depositarlo, es más un proceso de gestión en el que se debe dar un tratamiento adecuado al material, pero también a la información que le acompaña.

Los principales pasos en la recepción de mercaderías o materia prima son:

• Un correcto ingreso en las bases de datos.
• Recolección de información sobre el proveedor o quien envía el material.
• Solicitud de posibles permisos o papelería legal que acompañe el material.
• Revisión de las condiciones del material que se recibe.
• Ingreso de indicaciones especiales del material que se recibe.

Almacenaje

Si querés perfeccionar la gestión de almacenes debés saber que, si ya recibiste la mercancía, es momento del acomodamiento del material al interior del almacén, teniendo en cuenta las condiciones particulares del mismo para embalaje, además de revisar la posible fecha de rotación o salida.

Despacho

Esta es la última etapa de flujo de mercadería o materiales al interior del almacén. La correcta implementación de las etapas anteriores debe garantizar que esta se realice sin problema.

Es importantísimo hacer una correcta entrega con su respectiva papelería, y sumarle una garantía de recibido a satisfacción. La firma de quien recibe el material sirve como testimonio de que dicho material se entregó sin problemas ni defectos.

Principales funciones de la gestión de almacenes

Teniendo en cuenta las etapas de flujo de la gestión de almacenes, podés hacer una división principal en las funciones a realizar en el interior de un almacén.

Hay que aclarar que estas funciones pueden ser realizadas por personas distintas o por la misma persona, pero de igual manera son gestiones separadas que se complementan entre sí.

Gestión de almacenes logística estructural

La logística estructural es parte fundamental de la gestión de almacenes, se refiere a todo lo que tiene que ver con los tipos de almacenamiento de mercadería, estructuras y condiciones medioambientales del almacén o bodega.

La logística estructural comprende también los equipos de carga, descarga y movimiento que se usan al interior del almacén.

Gestión de almacenes desde los inventarios

Los inventarios son la parte central de toda organización. Erróneamente, algunas personas desligan la gestión de almacenes de la gestión de inventarios. Y aunque son partes diferentes del proceso, se puede decir que son inseparables y una se debe a la otra.

La gestión de inventarios es fundamental ya que va un poco más allá de la gestión propia del almacén. Brinda a este la posibilidad de tener información que le ayude a planificar y elaborar estrategias de gestión.

La gestión de inventarios también va de la mano con los procesos de compra y venta, lo que ayudará a visualizar el contenido de la bodega en distintos lapsos de tiempo, facilitando la planificación y organización del almacén.

Herramientas y apoyo a la gestión de almacenes

Actualmente, las empresas de logística usan tecnología de punta para solucionar las necesidades de las empresas y ayudarlas a realizar una mejor gestión logística de sus propios almacenes.

Las soluciones en infraestructura y software deben ser manejadas con cuidado y por expertos en el tema. Las tecnologías satelitales de comunicación y los sistemas virtuales de gestión de espacios, están marcando la diferencia actualmente y llevando a las empresas a su máxima efectividad y productividad.

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